Cara Mengoperasikan Peralatan & Perabot Kantor

CARA MENGOPERASIKAN PERALATAN & PERABOT KANTOR

I.    Alat Komunikasi
1.    Intercom/aiphone
Cara mengoperasikannya:
    Angkat gagang telepon
    Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud
    Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada  panggilan tuut-tuut
    Lakukan pembicaraan
2.    Facsimile
Cara mengoperasiaknnya:
    Siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah
    Siapkan nomor facsimile yang akan dituju
    Tekan jumlah halaman yang diinginkan
    Tekan tombol YES
    Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda di layar keyboard
    Lakukan pengkopian
3.    Telepon
Cara mengoperasikannya:
a.    Tata cara menangani telepon ke luar
    Sediakan pensil dan kertas untuk mencatat seperlunya
    Siapkan nomor telepon yang dikehendaki, jangn mengangkat telepon sebelum nomor telepon diketahhui
    Setelah diangkat, dengarkan nada pilih dan barulah memutar nomor telepon yang dikehendaki
    Kalau yang dipanggil kedengaran mengangkat teleponnya, katakanlah nama kantor atau instansi dan nomor telepon yang kita kehendaki
    Bicaralah secara singkat, sopan dan jangan bicara yang bukan-bukan
    Jika pembicara kurang memuaskan karena adanya gangguan telepon, jangan mengetuk-ngetuk kait telepon
    Jika pembicaraan sudah selesai, letakkan telapon secara perlahan dan jangan sampai dalam keadaan miring
b.    Tata cara menangani telepon masuk
    Begitu telepon berdering, harus segera diangkat dan jangan membiarkan telepon berdering lebih dari 3 kali
    Angkat telepon dengan tangan kiri, sedangkan tangan kanan memegang alat tulis dan block note
    Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas dan hormat
    Mencatat segala pesaan atau permintaan penelepon dengan penuh perhatian
    Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit
    Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus di ulang agar dapat dicek kebenarannya
    Menutus telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu
II.    Mesin pengganda
1.    Mesin foto copy
Cara pengoperasiannya:
    Hidupkan mesin dengan cara menekan tombol ON
    Tunggu sejenak sampai mesin panas dan memberi tanda boleh memulai pekerjaan
    Pasang kertas secukupnya pada baki kertas
    Persiapkan dokumen yang akan dicopy
    Periksalah kepekaan tinta
    Atru posisi pengcopyan, akan diperbesar, diperkecil atau biasa
    Tekan tombol untuk mengatur jumlah salinan yang diperlukan, tombol ini terdiri dari 0 smpai 9, bila kita hendak mengcopy sebanyak 98, kita tinggal menekan angka 9 dan 8
    Bila kita ingin mengcopy dalam jumlah yang banyak, perhatikan selalu hasil copy, karena bila terlalu banyak dan terus menerus mesin akan panas dan membawa dampak terhadap hasil
    Kalau sudah siap mulailah pengcopyan dengan menekan tombol star
2.    Mesin stensil
Cara mengoperasikannya:
    Menyiapkan kertas stensil, dan diusahakan kertas stensil jangan yang lembab
    Bukalah mesin penutup stensil yang terdapat pada bagian deepan dan belakang mesin
    Bersihkanlah terlebih dahulu semua kotoran tinta yang melekat pada badan mesin yaitu pada baki penadah dan baki kertas
    Pasang sheet stensil pada roll atau gulungan mesin stensil, sehingga menempel pada pembungkus roll
    Putarlah engkol berulang-ulang sampai tinta stensil rata di permukaan sheet stensil
    Masukkan kertas ke dalam baki kertas , dan posisi kertas ada di tengah-tengah dengan cara menggunakan skala yang ada pada ujung depan kertas baki
    Geser kunci pengepres kertas yang ada di kanan kiri baki kertas, sampai kedua-duanya berimpitan
    Stel kunci penyetel pada posisi angka, sesuai yang kita kehendaki
    Tekan kunci ON, apabila kunci ini ditekan, maka roll pendorong ke atas secara otomatis, akan turun dan menekan kertas stensil yang ada dalam baki kertas
    Siapkan baki penadah
    Putar engkol sampai selesai
    Apabila posisi kertas belum benar atau belum sesuai dengan posisi yangdikehendaki maka benarkan posisi kertas dengan menekan kunci OFF terlebih dahulu
3.    Mesin scanner
Cara mengoperasikannya:
    Siapkan naskah yang akan digandakan
    Masukkan ke dalam silinder untuk tempat original dengan cara mendorong ke klip ke arah belakang mesin untuk membebaskan copy holder dari silinder, kemudian letakkan original bagian muka menghadap ke atas diantara guide sheet dan copy holder
    Masukkan ke dalam silinder untuk tempat stensil
    Tempatkan jarum scanner sesuai dengan format warkat yang akan digandakan
    Perhatikan posisi silinder, jarum harus menghadap pada sheet mulai dari awal sampai terakhir gerakan scanning carriage
    Atur tombol ketajaman hasil (tulisan)
    Atur tombol kecepatan perputaran roll
    Tekan tombol ON, untuk menjalankan mesin, sehingga roll (warkat dan sheet) berputar
    Setelah selesai, tekan tombol OFF untuk menghentikan mesin
    Untuk mengetahui hasilnya, letakkan sheet pada mesin stensil dan cetak, kemudian periksa apakah hasilnya sudah baik atau belum
4.    Mesin offset
Cara mengoperasikannya:
    Menyiapkan kertas
    Menyesuaikan baki penampung
    Mengatur tinta
    Mengatur air
    Mengatur alat pemberi fixer
    Menyiapkan alat pembersih blanket
    Memasang master atau plate
    Fixing master (khusus untuk paper plate)
    Mencetak percobaan
    Mencetak sejumlah yang diinginkan
    Pencetakaan selesai
5.    Mesin risograph
Cara mengoperasikannya:
    Buatlah master cetakan dengan cara meletakkan dokumen ke area scanner pada mesin risograph
    Setelah master selesai dibuat, pastikan samlpe cetakan sudah sesuai dengan yang diinginkan
    Masukkan kertas pada baki kertas
    Mulai memproses cetakan dan jangan lupa atur kecepatan cetakan
6.    Mesin Spirit Duplicator
Cara mengoperasikannya:
    Pasanglah lembaran induk pada silinder mesin. Rekam karbon yang terbalik(negative) berada di luar
    Angkat tempat cairan balikkanlah pada tempatnya
    Putarlah silinder berulang-ulang untuk membasahi master copynya
    Masukkanlah kertas pada tempatnya di bagian belakang
    Buatlah copy sebagai percobaan
    Atur letak kertas dengan tepat
    Putarlah sekian kali menurut kebutuhan
    Setelah selesai memutar lepaskanlah master copynya
    Tutuplah mesin dengan rapi
7.    OHP (Over Head Projektor)
Langkah-langkah pengoperasiannya:
    Siapkan ringkasan materi yang akan dipresentasikan
    Periksa catu daya listrik
    Atur fokus
    Simpan lembarran presentasi di atas alas kaca yang terdapat pada OHP
    Gunakan seperlunya
    Jika sudah cukup matikan OHP dengan menekan tombol on_of
8.    LCD proyektor
Cara pengoperasiannya:
    Letakkan LCD pada tempatnya
    Atur focus LCD
    Tekan tombol power pada remote control
    Nyalakan computer
    Jika sudah selesai matikan
   
9.    Mesin Dikte
Cara pengoperasiannya:
a.    Untuk printer
    Tekan tombol power
    Tekan tombol perinter
b.    Untuk facsimile
    Tekan tombol power
    Tekan nomor facsimile yang dituju
    Tunggu jawaban
c.    Untuk scanner
    Tekan tombol power
    Tekan perintah scanner
10.    Mesin Transparancy maker
Cara pengoperasiannya:
    Tulis atau ketik materi yang akan dipresentasikan di atas kertas HVS ukuran kuarto, dengan batas luar 2 cm dari atas dan bawah, kanan dan kiri
    Kemudian kertas difotocopy dengan mesin fotocopy Xerox atau merk lainnya
    Letakkan hasil fotocopy di atas lembar transparansi dan yang terpotong sudutnya diletakkan di kanan atas
    Atur tombol menurut terang/gelap, hasil yang diinginkan
    Tempatkan materi/bahan di tengah mesin dan masukkan dengan sedikit didorong  ke dalam