Cara Mengoperasikan Peralatan & Perabot Kantor

CARA MENGOPERASIKAN PERALATAN & PERABOT KANTOR

I.    Alat Komunikasi
1.    Intercom/aiphone
Cara mengoperasikannya:
    Angkat gagang telepon
    Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud
    Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada  panggilan tuut-tuut
    Lakukan pembicaraan
2.    Facsimile
Cara mengoperasiaknnya:
    Siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah
    Siapkan nomor facsimile yang akan dituju
    Tekan jumlah halaman yang diinginkan
    Tekan tombol YES
    Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda di layar keyboard
    Lakukan pengkopian
3.    Telepon
Cara mengoperasikannya:
a.    Tata cara menangani telepon ke luar
    Sediakan pensil dan kertas untuk mencatat seperlunya
    Siapkan nomor telepon yang dikehendaki, jangn mengangkat telepon sebelum nomor telepon diketahhui
    Setelah diangkat, dengarkan nada pilih dan barulah memutar nomor telepon yang dikehendaki
    Kalau yang dipanggil kedengaran mengangkat teleponnya, katakanlah nama kantor atau instansi dan nomor telepon yang kita kehendaki
    Bicaralah secara singkat, sopan dan jangan bicara yang bukan-bukan
    Jika pembicara kurang memuaskan karena adanya gangguan telepon, jangan mengetuk-ngetuk kait telepon
    Jika pembicaraan sudah selesai, letakkan telapon secara perlahan dan jangan sampai dalam keadaan miring
b.    Tata cara menangani telepon masuk
    Begitu telepon berdering, harus segera diangkat dan jangan membiarkan telepon berdering lebih dari 3 kali
    Angkat telepon dengan tangan kiri, sedangkan tangan kanan memegang alat tulis dan block note
    Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas dan hormat
    Mencatat segala pesaan atau permintaan penelepon dengan penuh perhatian
    Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit
    Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus di ulang agar dapat dicek kebenarannya
    Menutus telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu
II.    Mesin pengganda
1.    Mesin foto copy
Cara pengoperasiannya:
    Hidupkan mesin dengan cara menekan tombol ON
    Tunggu sejenak sampai mesin panas dan memberi tanda boleh memulai pekerjaan
    Pasang kertas secukupnya pada baki kertas
    Persiapkan dokumen yang akan dicopy
    Periksalah kepekaan tinta
    Atru posisi pengcopyan, akan diperbesar, diperkecil atau biasa
    Tekan tombol untuk mengatur jumlah salinan yang diperlukan, tombol ini terdiri dari 0 smpai 9, bila kita hendak mengcopy sebanyak 98, kita tinggal menekan angka 9 dan 8
    Bila kita ingin mengcopy dalam jumlah yang banyak, perhatikan selalu hasil copy, karena bila terlalu banyak dan terus menerus mesin akan panas dan membawa dampak terhadap hasil
    Kalau sudah siap mulailah pengcopyan dengan menekan tombol star
2.    Mesin stensil
Cara mengoperasikannya:
    Menyiapkan kertas stensil, dan diusahakan kertas stensil jangan yang lembab
    Bukalah mesin penutup stensil yang terdapat pada bagian deepan dan belakang mesin
    Bersihkanlah terlebih dahulu semua kotoran tinta yang melekat pada badan mesin yaitu pada baki penadah dan baki kertas
    Pasang sheet stensil pada roll atau gulungan mesin stensil, sehingga menempel pada pembungkus roll
    Putarlah engkol berulang-ulang sampai tinta stensil rata di permukaan sheet stensil
    Masukkan kertas ke dalam baki kertas , dan posisi kertas ada di tengah-tengah dengan cara menggunakan skala yang ada pada ujung depan kertas baki
    Geser kunci pengepres kertas yang ada di kanan kiri baki kertas, sampai kedua-duanya berimpitan
    Stel kunci penyetel pada posisi angka, sesuai yang kita kehendaki
    Tekan kunci ON, apabila kunci ini ditekan, maka roll pendorong ke atas secara otomatis, akan turun dan menekan kertas stensil yang ada dalam baki kertas
    Siapkan baki penadah
    Putar engkol sampai selesai
    Apabila posisi kertas belum benar atau belum sesuai dengan posisi yangdikehendaki maka benarkan posisi kertas dengan menekan kunci OFF terlebih dahulu
3.    Mesin scanner
Cara mengoperasikannya:
    Siapkan naskah yang akan digandakan
    Masukkan ke dalam silinder untuk tempat original dengan cara mendorong ke klip ke arah belakang mesin untuk membebaskan copy holder dari silinder, kemudian letakkan original bagian muka menghadap ke atas diantara guide sheet dan copy holder
    Masukkan ke dalam silinder untuk tempat stensil
    Tempatkan jarum scanner sesuai dengan format warkat yang akan digandakan
    Perhatikan posisi silinder, jarum harus menghadap pada sheet mulai dari awal sampai terakhir gerakan scanning carriage
    Atur tombol ketajaman hasil (tulisan)
    Atur tombol kecepatan perputaran roll
    Tekan tombol ON, untuk menjalankan mesin, sehingga roll (warkat dan sheet) berputar
    Setelah selesai, tekan tombol OFF untuk menghentikan mesin
    Untuk mengetahui hasilnya, letakkan sheet pada mesin stensil dan cetak, kemudian periksa apakah hasilnya sudah baik atau belum
4.    Mesin offset
Cara mengoperasikannya:
    Menyiapkan kertas
    Menyesuaikan baki penampung
    Mengatur tinta
    Mengatur air
    Mengatur alat pemberi fixer
    Menyiapkan alat pembersih blanket
    Memasang master atau plate
    Fixing master (khusus untuk paper plate)
    Mencetak percobaan
    Mencetak sejumlah yang diinginkan
    Pencetakaan selesai
5.    Mesin risograph
Cara mengoperasikannya:
    Buatlah master cetakan dengan cara meletakkan dokumen ke area scanner pada mesin risograph
    Setelah master selesai dibuat, pastikan samlpe cetakan sudah sesuai dengan yang diinginkan
    Masukkan kertas pada baki kertas
    Mulai memproses cetakan dan jangan lupa atur kecepatan cetakan
6.    Mesin Spirit Duplicator
Cara mengoperasikannya:
    Pasanglah lembaran induk pada silinder mesin. Rekam karbon yang terbalik(negative) berada di luar
    Angkat tempat cairan balikkanlah pada tempatnya
    Putarlah silinder berulang-ulang untuk membasahi master copynya
    Masukkanlah kertas pada tempatnya di bagian belakang
    Buatlah copy sebagai percobaan
    Atur letak kertas dengan tepat
    Putarlah sekian kali menurut kebutuhan
    Setelah selesai memutar lepaskanlah master copynya
    Tutuplah mesin dengan rapi
7.    OHP (Over Head Projektor)
Langkah-langkah pengoperasiannya:
    Siapkan ringkasan materi yang akan dipresentasikan
    Periksa catu daya listrik
    Atur fokus
    Simpan lembarran presentasi di atas alas kaca yang terdapat pada OHP
    Gunakan seperlunya
    Jika sudah cukup matikan OHP dengan menekan tombol on_of
8.    LCD proyektor
Cara pengoperasiannya:
    Letakkan LCD pada tempatnya
    Atur focus LCD
    Tekan tombol power pada remote control
    Nyalakan computer
    Jika sudah selesai matikan
   
9.    Mesin Dikte
Cara pengoperasiannya:
a.    Untuk printer
    Tekan tombol power
    Tekan tombol perinter
b.    Untuk facsimile
    Tekan tombol power
    Tekan nomor facsimile yang dituju
    Tunggu jawaban
c.    Untuk scanner
    Tekan tombol power
    Tekan perintah scanner
10.    Mesin Transparancy maker
Cara pengoperasiannya:
    Tulis atau ketik materi yang akan dipresentasikan di atas kertas HVS ukuran kuarto, dengan batas luar 2 cm dari atas dan bawah, kanan dan kiri
    Kemudian kertas difotocopy dengan mesin fotocopy Xerox atau merk lainnya
    Letakkan hasil fotocopy di atas lembar transparansi dan yang terpotong sudutnya diletakkan di kanan atas
    Atur tombol menurut terang/gelap, hasil yang diinginkan
    Tempatkan materi/bahan di tengah mesin dan masukkan dengan sedikit didorong  ke dalam
   

Cara Mengetik 10 Jari Dengan Cepat & Benar Tanpa Melihat Keyboard

Mengeik 10 jari merupakan suatu keterampilan yang jarang dimiliki oleh banyak orang. Bahkan tak jarang mereka yang sudah sangat akrab dengan dunia komputer pun belum memiliki keahlian tersebut, karena malas belajar atau mungkin sudah keenakan dengan cara mengetik yang biasa dia pakai. Artinya metode mengetiknya masih cenderung asal-asalan, dengan hanya mengandalkan beberapa jari saja. Sehingga sering pula kita dengar metode mengetik 11 jari yang memang merupakan jokes/candaan, yang mana mereka mengetik dengan hanya mengandalkan dua jari telunjuk kiri dan kanan, selebihnya tidak digunakan.

Mengetik dengan tanpa melihat kearah keyboard adalah tujuan utama dari mengertik 10 jari. Minimalkan mata memandang keyboard sama dengan meminimalkan kepala menunduk berulang kali. Hal ini sekaligus akan berdampak pada kurangnya rasa pegal disekitar leher. Mengetik pun menjadi lebih lancar, fokus dan menyenangkan.

Untuk dapat mengetik 10 jari tanpa melihat keyboard berulang kali, hal yang harus Anda lakukan adalah sebagai berikut :

Menghapal Posisi Keyboard

Metode menghafal posisi keyboard agar lebih memudahkan menghafal, bagi keyboard kedalam beberapa bagian berdasarkan letaknya. 

• Tombol bagian atas, sebutan tombol bagian atas pada keyboard ditujukan pada jajaran sepanjang tombol [tab] hingga tombol [|],[\].
• Tombol pada bagian tengah. Sebutan tombol bagian tengah pada keyboard ditujukan pada jajaran sepanjang tombol [caps lock] hingga [enter].
• Tombol bagian bawah . sebutan tombol bagian bawah pada keyboard ditujukan pada jajaran sepanjang tombol [shift] bagiansebelah kanan hingga [shift] bagian kiri.

Menghapal Posisi Tangan Pada Keyboard

Sebelum menghafalkan posisi jari pada keyboard, Anda juga harus memahami posisi tangan ketika berada diatas keyboard. Dalam metode mengetik 10 jari, kedua tangan memiliki peranan dan “daerah kekuasaan” yang berbeda.

Menghafal Posisi Jari Pada Keyboard

Setelah cukup hafal posisi kedua tangan ketika berada di atas keyboard, lanjutkan dengan menghafal posisi jari pada saat bekerja di atas keyboard. Kesepuluh jari kita miliki tergabung dalam satu sistem, yang dapat membantu kinerja mengetik agar lebih cepat. Tiap-tiap jari tersebut memiliki peranan yang berbeda.

Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah buka kedua telapak tangan Anda. Lihat satu persatu ke sepuluh jari tersebut sambil mengungkap huruf yang akan diketikkan oleh masing-masing jari tersebut. Lakukan itu berulang kali dalam waktu lima menit. Alangkah lebih baik, jika sampai benar-benar hafal.

1. Tangan kiri.

• Jari kelingking: Jari kelingking pada tangan kiri bertugas untuk menekan tombol huruf Q A Z, tombol [shift] bagian kiri dan tombol angka [1].
• Jari manis: Jari manis pada tangan kiri bertugas untuk menekan tombol atau tuts huruf W S X dan tombol angka [2].
• Jari tengah: Jari tengah pada tangan kiri bertugas untuk menekan tombol atau tuts huruf E D C dan tombol angka [3].
• Jari telunjuk: Jaru telunjuk pada tangan kiri bertugas untuk menekan tombol atau tuts huruf R T F V B dan tombol angka [4], [5].
• Ibu jari: Bertugas untuk menekan space bar.

2. Tangan kanan

• Jari kelingking: Jari kelingking pada tangan kanan bertugas untuk menekan tombol huruf [P], tombol angka [0], tombol [;], serta tombol [shift] yang ada pada bagian kanan.
• Jari manis: Jari manis pada tangan kanan bertugas untuk menekan tombol huruf O L, tombol, dan tombol angka [9].
• Jari tengah: Jari tengah pada tangan kanan bertugas untuk menekan tombol huruf I K, tombol , , dan tombol angka [8].
• Jari telunjuk: Jari telunjuk pada tangan kanan bertunangan untuk menekan tombol huruf Y U H J N M, dan menekan tombol angka [6], [7].
• Ibu jari: Sama dengan ibu jari pada tangan kiri, ibu jari pada tangan kanan juga bertugas untuk menekan space bar.

Berikut ini adalah gambar dari kedua tangan beserta peran dari masing-masing jari yang dimiliki:

Meletakkan Jari Pada Awal Posisi Awal yang Benar

Posisi awal yang benar untuk kedua belah tangan Anda adalah menempatkan jari pada posisinya. Jari tangan dan jari kiri sudah harus berada di tempat yang semestinya. Dalam istilah pengetikan, posisi awal seperti ini disebut juga home row atau fingers positions.

• Letakkan empat jari tengah bagian kiri pada tombol A S D F. Jika Anda jeli, Anda akan menemukan benjolan kecil di atas tombol huruf F. Tidak masalah, benjolan itu sengaja diciptakan sebagai penanda batas kekuasaan bagi tangan kiri.
• Letakkan empat jari tangan bagian kanan pada tombol J K L ;. Benjolan pada keyboard bagian kanan ini terdapat pada tombol J. Gunakan benjolan itu juga sebagai wilayah penanda.
• Ibu jari berada tombol space.
• Ketika akan mulai mengetik, pastikan pergelangan tangan dalam keadaan lurus, biarkan jjari sedikit membengkok karena menekan tuts.

Menghafal Dengan Asosiasi

Menghafal satu persatu huruf beserta jari yang digunakan memang tidak mudah. Salah satu cara agar dapat mengetik 10 jari tanpa melihat keyboard adalah menghafal dengan asosiasi. Kaitan pengertian asosiasi dengan cara mengetik 10 jari adalah pembentukkan hubungan atau pertalian. Dalam hal ini jari dengan gagasan, ingatan, atau kegiatan yang dilakukan oleh kelima panca indra, dimana yang dimaksud adalah benda-benda tertentu yang mudah diingat.

Contoh visualisasi yang digunakan antara lain adalah:

• Pengasosiasian huruf Q A Z pada QUARTZ yaitu sejenis kristal yang bisa digunakan pada jam tangan.
• Pengasosiasian huruf W S X pada WESSEXA yaitu nama sebuah kerajaa kuno anglo-saxon di inggris.
• Pengasosiasian huruf E D C pada EDUCATIVE atau bahasa inggris dari pendidikan.

Beberapa Keuntungan Mengetik 10 Jari

Banyak orang yang tidak begitu perlu menguasai teknik mengetik 10 jari. Sebagian masyarakat justru cukup puas karena bisa mengetik dengan 11 jari, sebutan yang digunakan ketika menggunakan dua jari telunjuk saat mengetik. Anggapan yang mengatakan bahwa, mengetik dengan cara cepat tidak hanya dikuasai oleh mereka yang pintar memainkan kesepuluh jarinya dengan benar, juga merupakan hambatan. Mengetik dengan cepat bisa dilakukan karena terbiasa, meskipun itu tidak dilakukan teknik mengetik 10 jari. Setidaknya itulah yang mungkin ada di benak beberapa masyarakat.

Padahal banyak manfaat yang didapat jika menguasai teknik ini. Tentu saja, keutamaan dari mengetik 10 jari adalah penambahan kecepatan efisiensi. Hasil riset bahkan menunjukkan bahwa mengtik 10 jari meningkatkan kecepatan entry data yang sangat tinggi. Membiasakan jari mengetik pada tus sesuai dengan tufasnya juga akan membuat efek menyenangkan tersendiri jika sudah menguasai teknik mengetik 10 jari, Anda tidak perlu terlalu pokus pada layar monitor, mata Anda pun tidak akan cepat lelah.

Berdasaran penelitian beberapa ahli menyebutkan bahwa, orang yang mengetik dengan dua jari telunjuknya (atau bisa disebut pengetik 11 jari) mengetik sebanyak 37 wpm (word per minute atau kata per;menit) untuk ata-kata yang terekam dalam otak, dan 27 wpm. Rata-rata orang yang mengetik dengan 10 jari dapat mengetik hingga kecepatan lebih dari 120 wpm. Berikut keterangan lebih lanjut manfaat yang didapat dengan menguasai teknik mengetik 10 jari.

• Meningkatkan efisiensi: Mengetik 10 jari lebih efisien katena typis menggunakan semua jarinya untuk mengetik. Hal ini tentunya kebih egisien karena ada pembagian tugas untuk semua jari dibandingkan dengan hanya menggunakan beberapa jari saja, waktu yang dibutuhkan untuk typist dengan mengetik 10 jari lebih cepat dibandinng dengan mengetik dua jari (atau 11 jari hehehehe). Artinya, ratusan jam waktu kerja yang berharga dapat terselalamat kan berkat teknik mengetik 10 jari.

• Meningkatkan efektivitas: Mengetik 10 jari lebih efektif karena typist cukup melihat kelayar komputer tanpa perlu melihat keyboard. Dalam hal ini akan sangat terasa manfaatnya ketika membuat dokumen, surat, essay, tulisan ilmiah, presentasi, atau membuat buku. Tanpa melihat keyboard, typist akan lebih fokus terhadap output di layar monitor sehingga akan meningkat kuaitas anda dalam mengetik.

• Mengurangi kelelahan mental: Mengetik 10 jari akan mengurangi kerja otak karena otak tidak perlu mengerjakan dua hal yang berlainan yaitu mencari tuts keyboard dan melihat output. Dengan kemampuan mengetik 10 jari, otak akan lebih fokus pada output. Ketika Anda tengah dikejar waktu, sementara kemampuan mengetik Anda masih tidak terlalu lancar ditambah dengan rasa gugup karene di kejar waktu, hal itu akan membuat mental Anda menjadi sangat lelah. Jika Anda sudah menguasai bagaimana cara mengetik 10 jaridengan benar, beban mental ketika dikejar waktu untuk menyelesaikan pekerjaan tidak akan terasa berat. Anda tidak akan masalah dengan deadline yang biasanya mepet dan mencekik. Mengetik 10 jari pun dapat meringankan beban mental Anda.

• Mengurangi kelelahan fisik: Mengetik 10 jari juga akan mengurangi kelelahan fisik karena beban mengetik dibagikan kepada 10 jari. Mengetik 10 jari akan mengurangi setres tubuh. Kecepatan mengetik 10 jari dapat membuat pekerjaan anda menjadi cepat selesai. Pekerjaan yang menumpuk juga akan hilang seketika dari pandangan mata.

Penggolongan Surat

PENGGOLONGAN SURAT 

Pengertian surat
yaitu pernyataan tertulis yang dibuat dengan tujuan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain dan merupakan alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi. Surat-menyurat, yaitu kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat keluar.
PENGGOLONGAN SURAT
1. Penggolongan Surat Menurut Sifatnya
a.    Surat pribadi, dapat dibedakan:
•    Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan, persahabatan, dan perkenalan.
•    Surat setengah resmi, misalnya surat lamaran kerja.
Contoh :
 

b.    Surat dinas, surat yang isinya menyangkut segi kedinasan.
Contoh :
 

c.    Surat sosial, surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya perkumpulan olahraga, organisasi kedaerahan, dan oragnisasi masyarakatan lainnya yang sifatnya bukan mencari keuntungan.
Contoh :


d.    Surat niaga atau surat bisnis, adalah surat yang memuat persoalan niaga dan dibuat oleh suatu badan perusahaan atau perdagangan.
Contoh :
 

2.    Penggolongan Surat Menurut Wujudnya
a.    Surat biasa, adalah surat yang penulisannya tidak menggunakan lembaran khusus, cukup kertas surat biasa dan pengirimanya tidak pada kesempatan pertama karena tidak memakai biaya pengiriman kilat atau kilat khusus. Contoh :
•    Surat perkenalan,
•    Surat keluarga,
•    Surat ucapan selamat.
Contoh :


b.    Surat memo (memorandum) adalah surat yang digunakan untuk komunikasi secara tertulis di lingkungan kantor/organisasi itu sendiri dan sifatnya informal. Umumnya isinya berupa  pemberithuan, permintaan, atau hal lain. Penulisannya dapat juga ditik atau ditulis tangan. Memo umumnya singkat, isi memo tidak lebih dari 10 baris. Memo dibuat oleh atasan kepada bawahan dan sebaliknya atau antar pejabat yang setingkat. Memorandum mempunyai ukuran kertas yang umum oktavo dan AS.
Contoh :


c.    Surat telegram/surat kawat
    Telegram berasal dari kata tele (yang berarti jauh) dan gram (tanda atau bentuk). Dengan kata lain, telegram berarti pemindahan tulisan dengan baantuan pesawat telegraf dalam jarak jauh. Ciri berita telegram adalah kalimat singkat. Untuk telegram dinas pemerintah huruf yang dipakai adalah semua huruf besar, sedangkan untuk telegram swasta atau umum semuanya huruf kecil. Berita telegram ditulis pada sehelai blanko telegram yang telah disediakan oleh kantor telegram. Blanko telegram ada yang diisi oleh petugas di kantor telegram dan ada yang ditulis sendiri oleh si pengirim berita.
Contoh :
 
d.    Kartu pos, adalah segala macam surat yang ditulis di atas karton yang berukuran 15 cm x 10 cm yang disahkan pemakaiannya oleh perum POSTEL.  Ukuran kartu pos demikian terbatas sehingga dalam penulisan berita harus singkat dan tidak rahasia karena pengiriman kartupos tidak menggunakan sampul khusus.
Contoh :


3.    Penggolongan Surat Menurut Keamanan Isi Surat
a.    Surat sangat rahasia
    Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi dokumen penting yang berhubungan dengan rahasia atau keamanan negara. Surat ini ditandai dengan kode SRHS (sangat rahasia). Cara pengoroman surat sangat rahasia, berbeda dengan pengiriman surat biasa.
    Surat dikirim dengan memakai tiga sampul.
    Sampul pertama dan kedua ditulis dengan alamat lengkap dan masing-masing di lem. Sebaiknya, penulisan alamat tersebut dilengkapi dengan u.p (untuk perhatian) dan nama pejaabat yang harus langsung menerima surat tersebut dan masing-masing sampul ditulis dengan kode SANGAT RAHASIA.
    Sampul ketiga hanya ditulisdengan alamat seperti surat biasa, tidak diberi kode dan tidak dilem. Maksudnya agar tidak mengundan perhatian orang jahil untuk mencuri rahasia yang dibawa oleh surat tersebut. Surat-surat tersebut antara lain :
•    Surat dari kementerian luar negeri,
•    Dokumen untuk negara tetangga,
•    Dokumen di kalangan militer.
Contoh :

b.    Surat rahasia
    Surat rahasia adalah surat yang berisi dokumen ringan yang hanya boleh diketahui satu atau oleh beberapa orang pejabat tertentu dalam suatu instansi. Cara pengiriman :
    Dengan menggunakan dua sampul,
    Sampul pertama ditulis alamat lengkap dan diberi kode RAHASIA (RS) dan dilem,
    Sampul kedua hanya ditulis seperti  surat biasa. Contohnya yaitu :
•    Surat dokumen kepada instansi setempat.
•    Laporan kondite seorang pejabat.
4.    Penggolongan Surat Menurut Proses Penyelesaiannya
a.    Surat sangat segera/kilat
    Surat sangat segera/kilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera. Surat ini harus di dahulukan dari srat-surat lainnya baik dalam proses pembukaan maupun proses pengirimannya.
b.    Surat segera
    Surat segera adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera, tetapi tidak sesegera surat kilat. Bila dikirim dengan via pos, biaya perangko surat ekspres tentu lebih besar dari perangko surat biasa.
c.    Surat biasa
    Surat biasa adalah surat yang diperlakukan secara biasa, tidak diistimewakan.
5.    Penggolongan Surat Menurut Dinas Pos
a.    Surat biasa
    Surat biasa ialah surat yang dikirimkan dengan menempelkan perangko yang termurah, seperti telah ditetepkan oleh PARPOSTEL, misalnya Rp 300,00.
b.    Surat kilat
    Surat kilat ialah surat yang pemberangkatan dan pengantarannya diutamakan dari surat biasa. Diusahakan bahwa surat itu harus sampai dalam 1 x 24 jam. Cara pengirimannya dapat dilakukan dengan hanya memberi perangko  yang teleh ditentukan oleh Perum Pos dan Giro dan kebih mahal darri perangko surat biasa.
c.    Surat kilat khusus
    Surat kilat khusus ialah surat yang dijamin pengirimannya selama 1 x 24 jam oleh PARPOSTEL dan harus sudah ada jaringannya pada daerah yang akan dikirimi surat kilat khusus ini. Cara pengirimannya:
    Surat yang akan dikirimkan diberikan kepada petufas pos,
    Surat didaftar dan dibayar langsung kepada petugas pos,
    Si pengirim surat diberi selembar bukti pengiriman yang disebut resi pos yang dapat digunakan untuk bahan bukti bila ada penyimpangan dalam pengiriman surat,
    Harga pengiriman/perangko lebih mahal dari surat kilat,
    Memakai nomor monitoring yang sesua dengan resi agar mudah memonitor, apakah surat sudah smpai atau belum.
d.    Surat tercatat atau terdaftar
    Surat tercatat atau terdaftar adalah surat yang lebih baik lagi jaminannya dari surat kilat khusus, karena pihak pos akan selalu memonitor pengiriman surat ini. Dan setiap waktu yang telah ditentukan ada pemberangkatan, sedangkan surat kilat khusus hanya 1 x 24 jam pengirimannya. Surat ini pun menggunakan resi sebagai bukti bahwa surat sudah dikirim dan sudah diterima oleh penerima surat.
•    Bentuk Surat.
Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya.
Pola Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)



Pola Bentuk Lurus (Block Style)



Pola Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)



Pola Bentuk Lekuk (Idented Style )


Pola Bentuk Resmi (Official Style)



Pola Bentuk Paragraf Bergantung (Hanging Paragraph)



Pola Bentuk Resmi Gaya Baru